«Пермэнергосбыт» успешно перешел на электронный документооборот с контрагентами

ОАО «Пермэнергосбыт» успешно перешло на электронный документооборот с контрагентами. Только за первый месяц ОАО «Пермэнергосбыт» подключило к электронному документообороту более 960 своих партнеров и выставило более 3 000 электронных документов.

Работы по переходу на электронный юридически значимый документооборот (ЭДО) в компании начались летом 2012 года, а в октябре 2013 проект был переведен в промышленный режим.

«Основная проблема бумажного документооборота, которую мы хотели решить — это сокращение срока доставки расчетных документов до наших клиентов, так как существующая законодательная особенность расчета цены на электроэнергию не позволяет нам выставить документы в 5-дневный срок с момента отгрузки, — рассказывает главный бухгалтер ОАО «Пермэнергосбыт» Наталья Шемякина, инициатор проекта по переходу на электронный документооборот. — Мы клиентоориентированная компания, поэтому нам важно, чтобы наши контрагенты получали закрывающие документы как можно скорее».

Для предоставления клиентам свободы выбора, компания начала сотрудничать с несколькими операторами ЭДО сразу. Выбор СКБ Контур определился, в частности, тем, что из 30 000 контрагентов ОАО «Пермэнергосбыт» больше половины пользуются системой сдачи электронной отчетности «Контур-Экстерн» и, соответственно, уже имеют доступ к системе ЭДО оператора Диадок. Более того, около 3 600 контрагентов ОАО «Пермэнергосбыт» на тот момент уже активно обменивались электронными документами через Диадок.

Сейчас ОАО «Пермэнергосбыт» дорабатывает программные продукты, в которых ведет бухгалтерский учет, документооборот и билллинг с тем, чтобы системы работали неразрывно. Сегодня компания может единовременно обрабатывать запросы от большого количества контрагентов, у клиентов есть возможность передавать показания приборов учета через сайт ОАО «Пермэнергосбыт». Вскоре клиенты смогут в любой момент запросить документы; при этом автоматически будут проведены аналитика, перерасчет, формирование актов и счетов-фактур, подписание и отправка всех документов непосредственно в личный кабинет на сайте ОАО «Пермэнергосбыт».

«Мы отправляем через систему ЭДО счета-фактуры в формализованном виде, что дает клиентам возможность автоматизированного ввода документов в свои учетные системы в день расчета и выставления. Сегодня у нас ведется разработка выгрузки в систему ЭДО унифицированного передаточного документа, включающего в себя и накладную, и счет-фактуру в формализованном виде», – уточняет Наталья Шемякина.

«Мы работаем по нескольким каналам, – поясняет Светлана Волкова, менеджер по продажам проекта Диадок СКБ Контур, – пишем письма, делаем рассылки, прозваниваем клиентов, обучаем их, как принимать документы. Большинство из них воспринимают появившуюся возможность очень положительно, тем более что для того, чтобы начать обмениваться электронными документами с ОАО «Пермэнергосбыт», им достаточно выполнить два простых действия: зайти в личный кабинет в Диадоке и подписать приглашение от компании. В планах на 2014 год – увеличить базу ЭДО до 18 000 компаний».